以单份文件方式归档的档案的整理方法

以单份文件方式归档的档案的整理方法

一、分件

按有关“件”的含义的要求,将待整理文件按“件”分开。

二、装订文件

采用不锈钢钉式、粘接式、“三孔一线”式装订文件,其中粘接式所使用的粘贴剂须符合本招标文件“设备、耗材说明”中有关粘贴剂的要求。

三、编制页号

(一)文件含有有效信息的页面,按次序从1开始连续编号,不得有重号、跳号、错号。不含有效信息的页面不编页号,含有有效信息的页面必须编页号。

(二)图、文混排的档案,每张图视同一页文件编制页号。

(三)文件材料全部页码需要重新编制时,页号的位置为:以案卷形式归档的,正面在右上角,背面在左上角。

(四)文件材料中只有部分页码需要修订时,需修订部分的新页码的位置应与不需修订部分的页码的位置协调一致。

(五)页号应尽量在页面的空白处编制。

(六)不能在纸质照片上编制页号。

(七)页号用阿拉伯数字编制,可用号码机打印,也可用黑色墨水笔书写,页号字迹要工整、清晰。

(八)页号不可采用加副页(例如:3、3-1、4、5……)的方式进行“理顺”。

(九)档案实体原有页号已是从1开始连续编号,无重号、跳号、漏号、错号现象的,不论页号编制在页面何处位置,均不需重新编制页号。

四、文件排列

先将归档的文件材料按三个保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切的同一次活动、同一项工作、同一次会议形成文件材料排列在一起。

五、文件编号

逐件在首页上方空白处(建议在左上方)用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章,并填写有关栏目的内容。

六、文件级目录着录

应按照档案目录着录要求,将归档文件目录各要素逐一着录到采购人指定的档案管理系统或者特定格式的电子文件中。着录项目必须准确、详细,以提高利用文件的查准率、查全率。必须着录的项目有:文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号(没有全宗号的可留空)、页数、件号、归档年度、保管期限等。有关项目的具体着录要求如下:

(一)件号:以年度为界线,一个保管期限编一个大流水号。件号的位数要统一(仅指电子目录,档案实体的件号无此要求):文件份数不足10份的,件号用1位阿拉伯数字表示,如“1、2……8”等;文件份数为10份或10份以上、不足100份的,件号用2位阿拉伯数字表示,不足2位数的在前面补“0”,如“01、02……35”等;文件份数为100份或100份以上、不足1000份的,件号用3位阿拉伯数字表示,不足3位数的在前面补“0”,如“001、002……110”等;……依此类推。

(二)责任者:制发文件的组织或个人,亦即文件的署名者或发文机关;属联合发文的,可只着录第一责任者。

(三)文号:文件的发文字号,如“佛档〔2002〕28号”,没有文号的可不填。

(四)题名:即文件的标题,一般应照实抄录,不作随意改动。如文件没有题名或虽有题名但实质内容,无法揭示出文件的实际内容和成份,应当加拟或重拟题名,加拟或重拟的题名附于原题名之后,外加“[ ]”号,以示区别。

(五)日期:文件的形成时间,即文件的落款时间,填写时以8位阿拉伯数字表示,如“20130101”。

(六)页数:指每一份归档文件本身的有效页面数,其中文件处理单也要统计页数。

七、文件装盒

将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒,文件松紧要适当,并清晰、工整填写档案盒各项目。

八、打印、装订档案目录

打印归档文件目录一式两份,用于装订档案目录册,其纸张尺寸须为A4幅面,所打印的档案目录字号要适当,应清晰、完整、美观,条目排列有序,并与档案实体相符;按有关要求将一式两份档案目录装订成册。